Офис будущего: практические советы

Удаленная работа в периоды локдаунов способствовала адаптации сотрудников компаний к работе из дома. Многим понравилась такая возможность, но работодатели не торопились принимать поспешных решений об изменении офисного пространства. И сейчас уже задумываются, как возвращать людей в офис и насколько гибкими они хотят быть.

Стратегии и форматы

Для всех видов бизнеса работа будет предполагать определенную долю гибкости. Для каждого доля эта будет разная, и именно это определит форматы работы и стратегию рабочего пространства.

Новая роль офиса – взаимодействие и коллаборация, общение и поддержка сотрудников, интеграция новых людей, общение с клиентами. Но то же общение всем нужно в разных объемах: каким-то индустриям и профессиям нужны только креативные зоны и почти не нужны классические рабочие столы, а другие все еще не видят себя без закрепленного стола, и это нормально. Чтобы рабочее пространство отвечало новой цели, потребуется его переосмыслить и скорее всего перестроить.

Для того, чтобы понять, насколько гибко могут работать сотрудники, надо определить, как они работали до и во время пандемии, собрать информацию о производительности и эффективности использования различных комнат и зон в разное время. Оцифровав бизнес-процессы и поняв предпочтения всех подразделений и команд, можно понять, в каком соотношении использовать три основных формата работы.

• Преимущественно офисный – сотрудники 80-90% своего времени работают в офисе, за «своими» столами, продуктивность поддерживается общением и современными технологиями. Такой формат подходит командам и компаниям, для которых важно очное взаимодействие, для поддержки корпоративной культуры.

• Гибридный – сотрудники проводят 40-80% времени в офисе, столы закреплены на 50-75%, продуктивность поддерживается за счет возможности собраться для взаимодействия и персонального выбора пространства. Этот формат подходит тем, кто сфокусирован на инновациях и может работать как в очном, так и в онлайн-формате.

• Преимущественно удаленный – люди в офисе не более 20% времени, всего несколько столов закреплены, остальные используются совместно; основное рабочее пространство дополняется внешними площадками коворкингов для индивидуальной работы или проведения встреч и мероприятий. Подходит для компаний, которые предпочитают минимизировать затраты на аренду, у которых культура позволяет внедрить максимальную гибкость и независимую работу.

Что внутри и что снаружи

Наполнение офиса будет сильно зависеть от того, какую работу в нем выполняют: сколько встреч и какого размера, частота телефонных звонков и онлайн-встреч, объем работы, требующей концентрации внимания. Не всегда перестройка пространства предполагает значительные переделки – иногда можно обойтись минимальными изменениями. Например, пространство с рабочими столами можно трансформировать в открытую зону для общения и взаимодействия в командах, и это не отразится на арендуемой площади.

Расположение и размер офиса отражаются на финансовых показателях, влияют на восприятие бренда, корпоративную культуру, удержание и привлечение сотрудников. Кроме того, вопросы расширения или сокращения офисных площадей, консолидации или, наоборот, распределенного размещения команд (работа из различных офисов и дома) будут также влиять на выбор бизнес-центра.

При ответе на вопрос про локацию также важно понимать, могут ли в принципе сотрудники работать распределенно или полностью удаленно. Сейчас многие компании, особенно технологичные, сталкиваются с трудностями в поиске кадров. Распределенные команды открывают новые возможности для решения таких задач – можно найти людей и в других городах.

Новые технологии упрощают жизнь

Потенциальное изменение офисного помещения требует также внедрения новых технологий для его эффективного использования, и не важно, это 500 кв. м или 20 000 кв. м.

Какие задачи решают приложения для управления офисом:

• предоставляют централизованную систему, которая позволяет в режиме реального времени видеть вместимость пространства, свободные места и нахождение сотрудников;

• облегчают поиск людей в офисе (в условиях незакрепленных столов не всегда знаешь где сидит человек, и в офисе ли он вообще) и интеграцию новых сотрудников;

• позволяют найти и зарезервировать место для гибридной работы;

• дают возможность наблюдать за тем, как сотрудники используют различные зоны;

• облегчают будущие трансформации пространства;

• позволяют автоматизировать эксплуатацию офиса и управлять его стоимостью.

Кроме того, такие системы зачастую позволяют поддерживать здоровье и благополучие персонала: установив камеры с функцией термометрии или пропуск по распознаванию лица с параллельным замером температуры, можно отслеживать здоровье сотрудников, вовремя предпринимать меры и предотвращать распространение вирусов.

Нет единого рецепта

Переходя к новым форматам работы, компании проходят через следующие стадии: изучение того, что есть; предложение новой стратегии; выбор из нескольких сценариев.

Измерить эффективность использования рабочих мест можно, спросив сотрудников об их предпочтениях, поговорив с руководителями департаментов об эффективности удаленной работы. Проработав существующее или новое помещение вплоть до мелочей, можно понять, насколько сократить количество столов. Начать можно с консервативного коэффициента совместного использования столов – 1:1,3 (т.е. 10 столов на 13 сотрудников). При успешном опыте пользования можно увеличивать количество сотрудников на рабочий стол, что решит вопросы прироста персонала.

Протестировать предполагаемую для всей компании стратегию или гибридный формат работы можно, внедрив их в одной части офиса или в одном из подразделений. Например, выбрав добровольцев или подразделения, в которых изменения давно назрели.

Неопределенность подталкивает рассматривать различные сценарии, чтобы отработать все возможные «если», детально спланировать концепцию в краткосрочной и долгосрочной перспективе, предусмотреть дальнейшую трансформацию пространства и изменение форматов работы. Что потребуется для обеспечения операционной деятельности и безопасности, если 50% сотрудников вернутся в офис? Что будет, если 80% сотрудников захотят вернуться в офис, а что, если только 20%?

Стало очевидно, что в ближайшее время от гибридного формата никуда не деться. Однако для успешного внедрения нового формата работы необходимо тщательно спланировать проект: определить цели, выбрать инструменты, которые к ней приведут, заручиться поддержкой руководителей, привлечь необходимые ресурсы – внутренние или внешние. Задать необходимые вопросы и постараться ответить на них.