Офис и «удаленка»: смешать, но не взбалтывать

Компании и корпорации уверены: даже если Covid-19 отступит и жизнь вернется на круги своя, специфика офисной работы будет переосмыслена. А вместе с ней поменяются размер, расположение и дизайн офисных помещений.

Данные корпоративного исследования Google, проведенного в сентября 2021 г., показывают, что активность на рабочих местах компании в Лондоне, Нью-Йорке и Сан-Франциско сейчас вдвое меньше, чем была до пандемии. Многие продолжают работать из дома.

По результатам июньского опроса 520 руководителей бизнеса, проведенного Лондонской торговой палатой, более половины директоров ожидают, что персонал и после коронавируса будет работать удаленно большую часть рабочей недели.

Но когда генеральный директор Apple Тим Кук летом 2021 г.объявил о планах по возвращению сотрудников в офисы на три дня в неделю, начиная с сентября, сотрудники отправили ему письмо-петицию, в котором говорилось, что компания «проигнорировала» желание сотрудников продолжить работу в удаленном режиме. Вместе с тем сотрудники отмечали, что: «…в прошлом году мы впервые смогли работать по-настоящему продуктивно, не отвлекаясь на офисные проблемы, необходимость добираться до офисов и т.д.»

Перед корпоративным миром стоит важный вопрос: нужно ли принимать решение о сокращении рабочих площадей – и должно ли оно быть долгосрочным? Думаю, что ответ на оба вопроса – положительный.

В Нью-Йорке доля вакантных площадей в офисах за последний год выросла на 11,3% и сейчас находится на самом высоком уровне за последние 27 лет. Хотя мастодонты рынка, вроде JP Morgan Chase и Goldman Sachs, как только это стало возможно, оперативно вернули сотрудников в офисы. Тенденцию подтверждает и опрос Knight Frank, проведенный весной этого года, в котором приняло участие около 400 международных компаний с общей численностью сотрудников более 10 млн человек. Почти две трети крупных компаний будут экономить на офисах после пандемии.

Контроль и неформальное общение

Экономисты утверждают, что компании нуждаются в едином корпоративном пространстве по двум причинам. Во-первых, офис упрощает наблюдение за работниками. Это утверждение подтверждается множеством надежных доказательств, особенно в отношении наемных узкоспециализированных сотрудников, работу которых трудно измерить. Хотя электронные методы мониторинга работы были популярны еще до пандемии, если бизнес сфокусирован на фактическом наблюдении за сотрудниками, перенести основную работу в удаленный формат может быть проблематично.

Во-вторых, офисы полезны для поддержания неструктурированного, неформального обмена идеями. Считается, что неофициальные коммуникации благотворно влияют на результаты работы, провоцируют творчество. Но в действительности доказательств того, что разговоры у офисных кулеров действительно поощряют продуктивность, мало.

За пару «ковидных» лет управленческие способности эволюционировали. Если до пандемии у многих менеджеров в принципе не было навыков управления удаленной командой – они были ни к чему – то за последний год в это плане случился прорыв. Многие лидеры стали экспертами в проведении встреч по видеосвязи, в оценке результатов труда через различные приложения и программы совместной работы. Они даже научились нанимать сотрудников, не встречаясь с ними. Другими словами, менеджерские навыки удаленного управления с практикой улучшились в разы. А если это так, то почему бы не предложить коллективу частичную удаленку?

Что касается неформального взаимодействия, то и тут все многому научились за пределами офисных стен, в ходу видеоконференции, платформы для командного ведения проектов. Самая внушительная стоимость перехода на удаленную или смешанную работу – стоимость первоначального внедрения технологий – уже оплачена и интегрирована в компании. Теперь становится проще «включать» и «выключать» удаленную работу, в зависимости от потребностей бизнеса или вирусной активности.

Взятые вместе, эти факторы позволяют предположить, что можно вполне успешно и продуктивно трудиться из дома и уж точно нет необходимости проводить в офисе все 40 рабочих часов в неделю. Но едва ли компании откажутся от офисов полностью. То же исследование Knight Frank показало, что около 90% компаний считают офисы стратегическим инструментом бизнеса, местом встречи и важной «точкой сборки» любой компании. Но по данным ряда международных исследований ожидается, что около 20% рабочего времени сотрудники будут трудится удаленно. Что в свою очередь означает, что компаниям, по примерным подсчетам, потребуется не больше 80% площадей от их прежнего – «допандемийного» – объема.

Качество важнее количества

Как минимум, сокращение площадей требует перенастройки планировочных решений.

Как показывают опросы, многие сотрудники действительно хотят вернуться в офис, но только на два или три дня в неделю. Это означает, что для создания привлекательного рабочего пространства теперь нужно меньше места, чем в прошлом, поскольку маловероятно, что все сотрудники будут работать в одни и те же дни. Качество пространства сейчас играет более важную роль – приходя в офис, человек должен решать и такие задачи, которые из дома решать было затруднительно (например, задачи, требующие специального оборудования или совместного принятия решений). Многие компании, оптимизируя пространство, сосредоточатся на его тюнинге, чтобы в итоге офис мог предложить сотрудникам качественные услуги и удобства.

Вместо обилия столов и офисных кресел нужны адаптивные многофункциональные пространства для творчества, командной работы и возрождения чувства причастности к компании, утраченного за время пандемии. Интересный пример приводит компании Salesforce. У компании 19 офисов в Северной Америке, и до пандемии она построила внушительный небоскреб в Сан-Франциско. Летом этого года руководитель отдела кадров Salesforce Брент Хайдер заявил, что большая часть офисных пространств будет преобразована в «общественные центры», в которых вместо рабочих станций будут места для совместной работы, мозговых штурмов.

Экология или экономия

Строительство зданий и поддержание их жизнеспособности требует огромных ресурсов. Системы обогрева, охлаждения, электрификации потребляют ресурсы каждый день. Но по мере того, как компании переоценивают свои потребности в физическом пространстве, они начинают и более эффективно использовать метраж и ресурсы. Например, для компаний, выбирающих гибридную систему по дням недели (в которой все работники находятся в офисе, скажем, во вторник, среду и четверг), снижение расходов на обслуживание зданий в «выходные» дни могут быть значительными.

До пандемии вопрос того, как сотрудники чувствуют себя в офисе, не был таким уж актуальным. Теперь это довольно фундаментальная тема, особенно для компаний с мировым именем, и включает в себя физическое, психическое здоровье и общее благополучие сотрудника на рабочем месте.

Речь идет о развитии бесконтактных технологий, позволяющих вызывать лифт, открывать дверь или настраивать под себя рабочее место, не касаясь ничего вокруг. В Америке и некоторых странах Европы, например уже работает система QR-кодов, позволяющая настраивать высоту регулируемого стола под конкретного пользователя – таким образом, самые разные сотрудники могут использовать одно и то же рабочее место.

Важным техническим компонентом постпандемийных офисов становятся инструменты, позволяющие преодолевать разрыв между присутствующим персоналом и удаленными сотрудниками. Уже сегодня существует специальное проекционное оборудование, микрофоны и камеры, благодаря которым удаленные участники «сидят за столом» вместе с сотрудниками, которые физически присутствуют в офисе.

Невозможно оставаться в стороне от той тихой революции, которая происходит с офисами. И невозможно рассчитывать, что все однажды вернется на круги своя. Развитие удаленной и гибридной работы, инвестиции в технологии, забота о здоровье сотрудников и создание гибких и адаптивных офисов с упором на комфорт и коммуникации, а не на пафосную локацию – думаю, на этом стоит сосредоточиться как корпорациям, желающим оставаться актуальными для сотрудников, так и девелоперам, размышляющим сегодня о том,  какие здания будут востребованы в будущем.