Как создать хорошее бизнес-событие на 1500 человек
Программа должна быть полезнойГости чувствуют, если организатор экономит на событии. Когда вы продаете билет за 100 000 руб., они и спросят с вас на 100 000, и будут правы
Контент – ядро мероприятия. Не отдавайте его на аутсорс
Чтобы сделать действительно крутое отраслевое мероприятие, важно знать все боли профессионалов, для которых оно создается. У организаторов должно быть видение, сколько тематических секций нужно сделать, какие проблемы обсудить на них и как построить программу, чтобы та была полезной. Люди, которые находятся в отрасли, бывают на самых разных ивентах подобного рода и давно подметили плюсы и минусы тех или иных событий. Необходимо представить кардинально другой продукт.
Мы два года ездили по различным форумам и конгрессам, чтобы понять: нужны другие регистрация, программа, отношение и атмосфера. Event-агентства хорошо выполняют задачи, связанные с регистрацией, питанием и проживанием, но когда речь идет о прикладной программе и тем более об атмосфере – это должны делать люди, которые находятся в рынке.
Выбирайте партнеров, которые разделяют ваши ценности
Отраслевые мероприятия стоят десятки миллионов рублей, поэтому организаторы вынуждены находить спонсоров. Когда в проект входят двое – неизбежно возникает конфликт интересов. Именно поэтому нужно найти такого партнера, с которым в любой ситуации можно достичь консенсуса. Результат мероприятия должен быть выгоден и организатору, и спонсору.
Примеры партнерства
Удачный пример партнерства: для второго форума недвижимости «Движение»* мы нашли партнера, который согласился работать на наших условиях. Мы сразу озвучили ему наши ценности: целостность программы, свобода от прямых продаж и качественный контент. Партнер поддержал их и не выкручивал нам руки, даже если опции на площадке по каким-либо причинам отличались от прописанных в договоре.
Неудачный пример: организаторы пообещали нам как генеральному партнеру делового мероприятия для застройщиков конкретное количество участников рынка на площадке. Но в итоге погрешность составила 70%. Кроме того, половина целевых участников-застройщиков, которые дошли до открытия, покинула мероприятие в течение дня.
Выбирайте надежных подрядчиков
Это такие же партнеры, которые физически помогают в организации мероприятия, будь то площадка, оборудование, питание, брендирование и т.д.
За неделю до мероприятия на площадке первого форума у нас состоялся разговор с командой по организации кофе-брейков. Ее руководитель вел себя нервно, из-за чего мы стали подозревать, что в стрессовой ситуации человек запаникует. Во время мероприятия так и произошло. Если вам кажется, что что-то не так – вам не кажется. Пока есть время, лучше найти других исполнителей, которые не подведут.
Для брендирования мероприятия мы выбрали крупную компанию, которая работала с мероприятиями на самом высоком уровне. Накануне открытия стало понятно, что раус главной сцены (служит для декорирования периметра сценической конструкции) находится ниже, чем нужно. Представитель партнера-подрядчика выслушал претензию и без колебаний перепечатал полотно. Здорово, когда исполнитель готов взять на себя дополнительные расходы, не пытаясь переубедить вас принять работу.
Для масштабных задач, таких как техническое обеспечение (поставка, контроль и сопровождение всех медиаэкранов и т.д.), брендирование, регистрация, питание, целесообразнее брать большие компании с хорошей репутацией и ресурсами, будь то дополнительные специалисты, запасная техника или срочная ночная печать. Это выгоднее, чем расплачиваться за косяки ненадежных подрядчиков репутацией.
Не экономьте
Гости чувствуют, если организатор экономит на событии. Когда вы продаете билет за 100 000, то они и спросят с вас на 100 000, и будут правы. Это касается всего, от помощи в решении бытовых вопросов до программы.
Когда на экран выводят презентацию, не имеющую отношения к рынку, гости понимают, что организатор на них зарабатывает. Когда участники в дорогих туалетах следуют по навигации, распечатанной на черно-белом принтере, – они чувствуют пренебрежение. Когда бизнес-леди на каблуках идут от парковки по гравию – они отметят это. Когда на регистрации всего два менеджера, сложнее будет подать себя на событии, гости которого раздражены очередью на входе. Дьявол кроется в деталях.
Не старайтесь всем угодить
У каждого человека свой уровень комфорта, пытаться угодить всем – значит не угодить никому. Лучше всего выстроить понятную для большинства систему организации. Но это не значит, что организаторы не должны включаться в проблемы каждого участника.
Приглашать ли на обед
На втором форуме у нас была непростая задача с питанием – на территории не было одного большого помещения, где мы могли бы накормить тысячу гостей. Их нужно было распределить по ресторанам. Решено было поделить людей по секциям, по категориям билетов и по цветам. Конечно же, участники шли обедать в самый ближайший ресторан, и количество порций там быстро заканчивалось. Хелперам приходилось перенаправлять людей в другие рестораны, в соответствии с цветом бейджа, что вызывало недовольство. Но дискомфорт не было массовым. На том же форуме мы не заложили питание для спикеров и проговорили это с ними. Но были частные случаи, когда кто-то из экспертов звонил и говорил: «Я пришел на обед в ресторан, меня не пускают». Тогда нужно было сделать выбор, что для нас дороже: доказывать человеку, что он был предупрежден о питании за свой счет, или проявить лояльность. В итоге мы обеспечили питание спикерам, так как предусмотрели запасные порции.
Нужна страховка
Как бы хорошо вы ни подготовились к мероприятию, в любой момент все может пойти не так. Многое зависит даже от подрядчиков, спикеров, погоды и, от того, что происходит в мире. Нужно страховаться по всем направлениям: что-то упадет, кто-то заболеет, курьер перепутает адреса, самолет задержится.
Нанимайте больше хелперов. Если поставить строго на точки ограниченное количество человек, обязательно будут нестыковки: вдруг окажется, что некому раздавать пакеты с мерчем, проводить спикера или принести воды в переговорку. Труд хелперов должен быть оплачен, особенно если связан с коммерческой деятельностью. Люди, которые не получают деньги за свою работу, становятся теми, кто может что-то сломать или просто встать и уйти.
Страхуйте даже программу. Большие, серьезные события готовят минимум за полгода – за это время в жизни человека может измениться все, что угодно.
Мы столкнулись с ситуацией, когда эксперты отменяли выступления за неделю и даже за три дня до мероприятия один за другим. Поэтому заранее нашли спикеров, которым оплатили билеты, проживание, бытовые расходы, дали доступ во все секции взамен на готовность в любой момент выступить на сцене. Многие из этих резервистов так и просидели в зале, но некоторые очень нас выручили.
Заранее просчитайте форс-мажоры, даже самые невероятные
Выделите день, сделайте паузу, проиграйте в голове мероприятие от начала до конца и определите моменты, где может случиться форс-мажор. Прогнозируемых форс-мажоров много, поэтому лучше заранее продумать, как подключать при необходимости дополнительные ресурсы, деньги и людей.
Чат-боты и телеграмм-каналы, понятная навигация
На мероприятиях часто что-то идет не по плану – сбивается тайминг, меняется спикер, переставляются выступления. Объять это силами модераторов невозможно и неправильно. Лучше создать единое информационное окно и назначить ответственных за него людей. На одном из мероприятий, куда мы были приглашены гостями, программу напечатали заранее. Естественно, за несколько дней до старта контент сильно изменился – несколько спикеров по разным причинам сорвались, тайминг и темы выступлений поменялись. У организаторов не было предусмотрено чата с гостями, так что мы узнавали о теме презентации прямо в зале на выступлении.
Если мероприятие проводтися на большой территории, навигации должно быть больше, чем необходимо, – людям нужно интуитивно понимать, куда идти. Даже если кажется, что все вокруг взрослые разумные люди, всегда нужен план Б на случай, если именно на ваше мероприятие соберутся самые примитивные представители человечества. Проявите как можно больше заботы и внимания к ним, и сделайте так, чтобы они дошли до цели несмотря ни на что.
Будьте готовы к тому, что придется извиняться
Извинения начинаются еще в процессе подготовки. Когда на мероприятие идут полторы тысячи человек, возникают ситуации, в которых может ошибать организатор. Не бойтесь признать ошибку, даже перед клиентом, намного хуже доказывать правоту и провоцировать конфликт.
Бывают публичные извинения на самом мероприятии. В четвертый день «Движения – 2021» мы организовали профильные интенсивы, думая, что за три дня форума люди устанут и не пойдут на тренинги толпой. Но мы ошиблись. И когда поняли, что залы не вместят всех желающих, ввели регистрацию, чем вызвали негатив, так как не сообщили участникам о ней заранее. Тогда Илья Пискулин, основатель компании-организатора DeVision, вышел к огромной аудитории прямо перед выступлением Артемия Лебедева и публично признал ошибку. Реакция была достойной, кто-то даже аплодировал.
Соберите команду профессионалов и поддерживайте людей
Основной костяк организаторов должен работать в вашей компании – они понимают ценности, несут корпоративную культуру и могут ее транслировать на людей, которых привлекают проектно. Это – ваши люди. Несмотря на всю замотивированность, иногда их нужно просто поддержать. Потому что мероприятие – это про энергию и время, про то, что ты забываешь о личном, о еде, и находишься все время на виду.
У всех бывают недоработки, многие люди к началу мероприятия находятся на грани нервного истощения из-за недосыпа и элементарных бытовых проблем, типа неудобной обуви или тесного платья. Именно поэтому ругать своих людей – совершенно не тот инструмент, который поможет сделать крутое событие.
Если вы все сделаете правильно, бизнес-событие перестанет вам принадлежать
Мы задумали форум «Движение» для развития собственного бренда. И когда разыгрывали билеты на премии Urban Awards, директор по информационной политике и корпоративным коммуникациям «Группы ЛСР» Александр Зильберт вышел и сказал, что «Движение» – это крутое и нужное мероприятие, которого не хватало рынку.
Когда вы постоянно находитесь в рынке и понимаете, что ему необходимо, событие трансформируется и перестает принадлежать вашей компании. Мы должны не продвигать собственные интересы и ценности на мероприятии, а спрашивать у рынка, что ему нужно. Тогда мероприятие способно жить какое-то время, пока не появятся конкуренты, которые поймут, как его улучшить. Конкуренция – это хорошо, потому что она заставляет двигаться дальше и придумывать все новые истории.
* Форум недвижимости «Движение», проходил в Сочи с 31 мая по 3 июня