Зачем автоматизировать комплектацию

В строительных проектах комплектация играет ключевую роль: она включает в себя все процессы, связанные с материально-техническим обеспечением, от учета потребностей и проведения тендеров до списания материалов в процессе стройки. Но абсолютное большинство строительных компаний в России управляют комплектацией неэффективно.

Закупка – еще не комплектация

В стоимости строительного проекта комплектация материалами и оборудованием может превышать 50%. Поэтому от нее сильно зависит экономика проекта и ход его реализации.

Более 90% компаний на строительном рынке неправильно трактуют само понятие и приравнивают комплектацию к закупке, то есть к функции по обеспечению потребности в материалах и оборудовании. В компаниях выделяют отдел снабжения или закупок, и другие подразделения хаотично и независимо друг от друга передают ему информацию о своих потребностях, в том числе заявки на проектные материалы. Обычно в таком отделе работает несколько закупщиков, которые принимают заявки по своей номенклатуре – общестроительные материалы, технологическое оборудование и так далее. Закупка осуществляется без ведения общей базы учета или накопительно. Заявленные к закупке объемы не соотносятся с общей потребностью по проекту, а проверку на задвоение никто не проводит.

Такой подход приводит к двум основным проблемам:

1. Дефицит продукции. Несвоевременная поставка или невозможность ее осуществить приводят к простою работ, а это 10-20 млн руб. убытка на крупной стройке в день. Любой гвоздь, упущенный в комплектации и внепланово завезенный на площадку для проектов со сложной логистикой становится «золотым» и стоит в разы больше, чем мог бы при грамотном планировании.

2. Переизбыток материалов и оборудования. После стройки остаются сотни неиспользованных позиций, которые закупщик заказал несколько раз на основании дублирующихся заявок смежных подразделений. Заказчик может переплатить десятки, иногда – сотни миллионов рублей.

Эти проблемы широко распространены на российском рынке, где функции материально-технического обеспечения обычно разделяются между заказчиком и исполнителем. Заказчик, как правило, оставляет себе все крупные позиции, а мелкие передает подрядчику.

Пример из личного опыта: несколько лет назад я возглавлял компанию, которая стала генподрядчиком в крупном проекте с инвестициями в 45 млрд руб. Функция генподрядчика – управление всей стройкой: координация работ, выпуск рабочей документации, обеспечение техники безопасности и многое другое, в том числе управление комплектацией. До нас эту функцию выполняла другая компания, которая просто разбила закупку материалов и оборудования на 30-40 субподрядчиков. По сути она передала им важнейшую часть работ в надежде получить от каждого решение «под ключ».

За месяц мы внедрили управление комплектацией и выяснили, что половина работ уже находится на критическом пути (когда увеличение сроков любой из стадий работы грозит срывом сроков). Субподрядчики не закупали материалы и оборудование вовремя, не контролировали поставки и требовали дополнительной оплаты, чтобы уложиться в сроки. Единственным решением проблемы на этой стадии было увеличение инвестиций. Мы вынуждены были соглашаться на неадекватные запросы субподрядчиков, чтобы не подвести заказчика.

Другой пример: один из наших заказчиков получил контракт на 59 млрд руб., из них 30 млрд приходилась на материально-техническое обеспечение: поставку материалов и оборудования, которое нужно смонтировать. Комплектацию стоимостью в 15 млрд взял на себя заказчик, остальное он передал генподрядчику. При проведении аудита мы обнаружили, что у подрядчика в принципе нет управления комплектацией. За поставки отвечал отдел закупок. Некоторое оборудование смогли поставить только через полгода, и изначальные сроки по проекту сорвали.

Как выстроить процесс

В идеальном сценарии в компании необходимо разделять функции закупщиков и службы комплектации. Закупщики не должны задумываться о том, откуда им получить полную и корректную информацию о потребности, уточнять характеристики и параметры необходимых к материалов и оборудования у разных подразделений. Их задача – купить все в срок по оптимальной цене с наилучшими условиями, обеспечив качество, которое соответствует заявленным требованиям.

Остальную работу на себя должна взять служба комплектации. Это центр взаимодействия со всеми службами строительной компании, которые как-либо связаны с материально-техническими ресурсами: выдают заявки, формируют отчетность, меморандумы, бюджеты. Служба комплектации впитывает в себя входящую информацию со всех этих подразделений, будь то потребность в рабочей документации или вспомогательных материалах, контролирует своевременное оформление заявок, проверяет на задвоение закупки, систематизирует информацию, вносит ее в систему учета и передает закупщикам. От них она получает отчеты, которые включают в себя данные о статусе каждой позиции, тендерах, согласованиях, отгрузках на объекты, введении в производство, перемещениях и списаниях, и формирует итоговую ведомость.

Ведя этот учет, служба комплектации взаимодействует с другими подразделениями. Финансовому департаменту она может сообщить, сколько средств нужно в каждый период, бухгалтерии – передать информацию о проведении документов, производственно-техническому отделу – предоставить отчета по поставке МТР в целях корректировки графика производства работ, разным уровням руководства – подготовить отчетность.

Важны координация всех направлений и постоянный обмен информацией между участниками строительного проекта. Это позволяет понять, доставлен ли материал для запланированных работ, и если нет, чем строители могут их заменить. По сути в комплектацию входит вся цепочка событий от оферты до списания со склада материалов и оборудования.

Что на замену Excel

Сегодня на российском рынке более 750 решений в области цифровизации строительства разной степени готовности. Но никто из разработчиков не уделяет внимания комплектации и не понимает значимость оцифровки этого бизнес-процесса. Самый простой способ – учет в Excel, но у него есть четыре существенных недостатка:

1. Невозможно работать с большим объемом позиций. Крупные стройки подразумевают необходимость учитывать десятки тысяч крупных и мелких позиций и столько же строк в Excel. У каждой позиции может быть более 100 параметров. Такими файлами нужно пользоваться не одному подразделению. Excel не справляется с нагрузкой и «зависает».

2. Сотрудники вносят данные в не по шаблонам. И ее невозможно объединить для анализа (единицы измерения, группы материалов, даты и прочее). Часто пользователи вносят информацию не так, как нужно. Приводить такие документы в порядок для отчетности можно не один день.

3. Допустим, компании необходимо закупить кирпичи. Половину могут законтрактовать у одного поставщика, половину – у другого. Цены и наименования товара у этих подрядчиков будут различаться. Иногда один и тот же товар закупают у 10-20 поставщиков. И отгрузка может происходить в несколько партий.

4. Excel сложно интегрировать на верхние уровни, такие как системы управления Primavera, Spider Project. Отсутствие версионности в Excel приводит к ошибкам.

Более подходящий вариант – 1С, где каждая итерация заносится в систему отдельным документом, а в сводную таблицу попадают усредненные значения. Но это тяжеловесная программа с широким функционалом, и далеко не все ее возможности нужны службе комплектации.

Между тем цифровизация комплектации, по нашим оценкам, поможет снизить неликвиды до уровня 1-2% вместо среднестатистических 4-6% от стоимости закупки материалов. Для примера, если общие инвестиции в строительный проект составляют 1 млрд руб. (это небольшая стройка), а 30% приходится на материалы, то снижение на 4% из этой суммы — это 12 млн руб. экономии. В автоматизированном рабочем месте комплектовщика есть возможность использовать данные во всех итерациях любым количеством пользователей. Система учета позволяет контролировать весь процесс комплектации и в режиме реального времени формировать отчеты.

Комплектация в условиях санкций

Сейчас некоторые стройки приостанавливают из-за отсутствия технологического оборудования, которое было предусмотрено при в плане. Необходимо искать замену, делать перепроектирование, в некоторых случаях заново проходить госэкспертизу. На это уходят месяцы.

С другой стороны, в России сузился товарный рынок, уменьшилось количество продавцов. Это влияет в том числе на сроки поставки. Стоимость оборудования и материалов тоже постоянно меняется в зависимости от курса доллара и евро, а также аппетитов поставщиков и производителей. В условиях неопределенности цифровизация комплектации позволит минимизировать риски за счет грамотного планирования. Компании смогут подстраиваться под обстоятельства и осознанно принимать решения вплоть до приостановки объектов, но не в последний момент, а заблаговременно, закладывая время на поиск замены или перепроектирование.