Что мешает компаниям переезжать в гибкие офисы

Каждый пятый крупный бизнес России рассматривает переезд в сервисный офис. Однако многие компании все еще не до конца понимают суть нового формата.

Сервисные офисы, в отличие от коворкингов, – это полностью изолированные от других арендаторов рабочие пространства. Такой формат дает возможность без капитальных затрат на ремонт и мебель организовать быстрый переезд сотрудников, выбрать удобный срок аренды. В настоящее время подразделения в сервисных офисах размещают такие компании, как Сбербанк, Ситимобил, Тинькофф, OZON, ФСК, X5 Retail Group и др. 

Мы совместно с сетью сервисных офисов Space1 опросили около 200 крупнейших компаний России и выяснили, что 19% из них рассматривают формат сервисных офисов для переезда. Почти половина (44%) из них проявили ярко выраженную позитивную реакцию: «звучит заманчиво», «за ними будущее», «позитивно» и пр. Смешанную и нейтральную реакцию – по 14%. Не до конца понимают суть нового формата 21% опрошенных. 

Наиболее очевидными достоинствами гибких офисов специалисты по аренде посчитали следующие моменты:

– возможность не тратить силы и деньги на ремонт помещения, закупку мебели, расходных материалов; 

– возможность заключать договор на гибких условиях;

– наличие единого оператора на все офисные процессы; 

– изолированность, закрытое пространство с собственными переговорными, кухней, зонами отдыха и пр.; 

– гибкость организации пространства, удобство формата для определенного типа компаний (стартапов/крупных игроков/компаний без требований по тайне и пр.);

– упрощение бухгалтерии (платежи одному контрагенту).

Однако неудивительно, что все новое так или иначе вызывает опасения и вопросы. Если одни участники рынка увидели в сервисном офисе идеальное рабочее пространство в условиях пандемии либо временную площадку для конкретных проектов, то другие пока еще не до конца разобрались с новым форматом. Приведу примеры самых распространенных страхов. 

Почти пятая часть опрошенных (19%) считает, что стоимость аренды достаточно высокая. Если сравнивать краткосрочную, 2 года, и классическую долгосрочную аренду, 5 лет, то разница действительно будет заметна. Но можно сравнить логику затрат на одинаковом промежутке времени. Например, крупная IT-компания ищет 1000 кв. м для размещения продуктовой команды под новый проект, судьба которого до конца непонятна – «полетит» или не «полетит». Если заключать пятилетний договор с оператором классического офиса, то в среднем для отделки помещения понадобится дополнительно 70 млн руб. А что если через пару лет проект нужно будет сворачивать или переформатировать команду? Получается, затраты на аренду и ремонт уже оказываются нецелесообразными, а выйти из договора без штрафов не получится. В случае, когда офис нужен на более короткий период, аренда сервисного пространства получается выгоднее и доступнее, так как зачастую на старте проектов компании не закладывают бюджеты на долгосрочные договоры. 

Стоит учесть, что респонденты говорили об офисах самых разных уровней. В дорогом здании класса А и квадратные метры дорогие. В то же время на рынке есть варианты размещения сервисных пространств в зданиях класса Bс отделкой уровня класса А. То есть арендатор может въехать в полноценный премиальный flex-офис, заплатив меньше и не почувствовав существенной разницы по сравнению с размещением в А-классе. 

Компании из банковского сектора, IT и телекоммуникаций опасаются, что могут возникнуть сложности с соблюдением требований информационной безопасности. Конечно, для таких игроков важно наличие собственной серверной, собственной системы безопасности. Но речь не идет о том, чтобы вся компания переехала во flex-офис. Сейчас часто крупные банковские и IT-игроки размещают отдельные подразделения, в том числе инженерные, команды из 150-500 сотрудников, в новом формате. И операторы flex-офисов настраивают системы информационной безопасности по стандартам самых требовательных заказчиков.

Для 6% опрошенных важным оказался психологический момент – мешало ощущение чужого пространства: не понятно, насколько ты действительно будешь изолирован в таком офисе, насколько тебе там понравится. Но на собственном опыте мы можем сказать, что этот эффект пропадает, как только вы утверждаете дизайн под себя, оператор выполняет ремонт – и вы оказываетесь по сути в собственном офисе. После 13 лет классической аренды в БЦ Ducat Place III на ул. Гашека Cushman& Wakefield переехала в сервисный офис в историческом особняке на Тверском бульваре. 

Некоторые респонденты отвечали так: «Пока не понимаю этот формат» или «Пока не изучу данный формат, не могу ничего ответить». Кого-то не устраивает качество предлагаемой отделки, инженерных систем, небольшой выбор локаций. Операторы, которые управляют гибкими офисами, достигают наибольшей эффективности при создании сети – тогда начинает работать эффект масштаба и они могут предложить сразу несколько вариантов потенциальному арендатору. 

Мы считаем, что в этом сегменте будущее за built-to-suit (BTS) проектами, которые позволяют учесть потребности конкретного арендатора. Еще пару лет назад сегмент сервисных офисов был преимущественно представлен спекулятивными площадками, а сейчас операторы отдают предпочтение открытию новых локаций после заключения сделок BTS-формата.

В ближайшие годы развитие гибких офисов продолжится, так как переход на гибридный формат работы формирует новые подходы к использованию офисных пространств. Компании при желании могут выбрать один из следующих вариантов:

– арендовать готовый гибкий офис;

– выбрать формат built-to-suit/аренды по операторской модели – арендатор самостоятельно выбирает помещение, заключает договор аренды с собственником, приглашает оператора для отделки и управления помещением;

– самостоятельно переоборудовать офис с учетом гибкого графика работы сотрудников.

Часть респондентов указывали на барьер, которые является для них непреодолимым в моменте. Речь идет об отсутствии рычага для выхода из действующих долгосрочных арендных договоров без штрафов. Но это вопрос временный. Многие наши клиенты, которые не могут сейчас выйти из договора без потерь, просчитывают аренду нового офиса на 2022-2023 гг. – и смотрят часто именно на flex-формат.

Практически четверть опрошенных готовы рассматривать сервисные офисы – это серьезная цифра особенно учитывая тот факт, что сейчас объем рынка гибких рабочих пространств составляет лишь 1,47% от общего предложения офисных площадей в Москве. Но сегмент растет и при условии ввода всех заявленных площадок эта цифра может достичь 2,1% в конце текущего года.